Aus der Praxis für die Praxis – activeDONOR – Interview
AUS DER PRAXIS FÜR DIE PRAXIS
Christine Solzbacher und Matthias Jäger im FUNDIERT-Interview
über activeDONOR, die neue Fundraising-Software der GFS
Was ist activeDonor?
Matthias Jäger (MJ): activeDonor ist unsere Fundraising-Spezialanwendung, mit der wir die Daten von Spendern, Mitgliedern und Paten sowie von allen anderen Adressen, die wir im Auftrag unsere Kunden hosten, verarbeiten können. Wir wickeln damit das gesamte Buchungswesen ab, CRM, Kampagnen-Management, Dankschreiben, Quittungen und alles, was man so braucht, um seine Spender glücklich zu machen.
Die Geschichte der GFS Fundraising Solutions beginnt ja mit der Entwicklung von Fundraising-Software. Welche Erfahrungen stehen denn hinter der Entwicklung von activeDonor?
Christine Solzbacher (CS): Zunächst einmal 30 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von Fundraising- Software. Die Entwicklerinnen, Brigitte Schwarz und ich, sind 30 Jahre mit solcher Software vertraut. Zunächst der AS400, dann seit 2008 in der Microsoft-Welt. Und jetzt haben wir mit activeDonor ein eigenes System auf Basis von Microsoft Dynamics NAV. Da haben wir unsere langjährigen Erfahrungen reingesteckt und zusammen mit dem Systemhaus Brunner auf Basis eines ERP-Systems, nämlich Microsoft Dynamics NAV, diese neue Software entwickelt.
MJ: Da wir ebenfalls seit 30 Jahren Outsourcing-Dienstleistungen in der Spender- und Mitgliederverwaltung anbieten, sind auch die Erfahrungen aus unserer täglichen Arbeit in die Entwicklung eingeflossen. Das Resultat ist jetzt ein sehr benutzerfreundliches System, das die Anforderungen unterschiedlichster NGOs abdeckt.
Für wen ist die Software gedacht und gemacht?
CS: Wir denken an kleine und mittlere Organisationen, also von 10.000 bis 500.000 Spendern bzw. Adressen. In der Größenordnung betreuen wir aktuell Organisationen. Aber das System ist gut skalierbar und performant, da wir uns
auf einer SQL-Datenbank in einer komplett virtualisierten Server-Infrastruktur befinden. Da spielt die Größe bzw. die Menge der Datensätze im Grunde keine große Rolle.
Was bietet die Software für Möglichkeiten außer der ganz normalen Adressverwaltung?
MJ: Wie aus ERP-System bekannt, können jegliche Kontaktbeziehungen zwischen den Adressen abgebildet werden. Ich kann die Spender aus dem System heraus per E-Mail, per Brief, per Telefon ansprechen. Wir können die bevorzugten Kontaktwege hinterlegen und alle Kontakte mit dem Spender historisieren. Wir können die Adressen miteinander verknüpfen, Merkmale hinterlegen, das gesamte Zahlungsverhalten abbilden, verschiedene Zahlungswege bedienen, das Quittungs- und Dankwesen steuern, all das hängt ja auch an der Adresse. Auch das Hinterlegen von Sperren, Opt-in, Opt-out je Kommunikationskanal sowie Firmen- und Geschenkmitgliedschaften sind kein Problem. Kurz, alles, was Fundraiser in der täglichen Praxis brauchen. Das kann dann alles einfließen in die Kampagnen-Selektionen, um die Maßnahmen optimal auf den Spender abzustimmen.
Wenn ich jetzt sage, das klingt ja alles sehr interessant, wie komme ich dann an die Software? Und kann ich activeDonor selbst bedienen? Oder brauche ich einen geschulten Fachmann dazu?
CS: Wir bieten die Software als Service an. Die Software wird im Rechenzentrum der GFS gehostet. Die Daten stehen nicht in einem Cloud-System. Und wir stellen die SQL-Server, die man braucht, die entsprechenden Lizenzen und das Sicherungskonzept, all das haben wir in unserem eigenen Rechenzentrum. Und da werden die Daten gehostet. Der Kunde kann entscheiden, ob er die Daten selbst pflegen möchte oder ob die GFS das ganz oder teilweise als Dienstleistung macht. Die Software ist sehr benutzerfreundlich. Es ist ja die Microsoft-Welt, die die meisten von den Office-Produkten her kennen. Man findet sich also sehr schnell zurecht. Wir erstellen zuerst ein Konzept: Wie sehen die alten Daten aus? Wie sind die Arbeitsabläufe in der Organisation? Welche User-Gruppen gibt es? Dann konvertieren wir die Daten, richten die User entsprechend der Rollen ein. IT-Fachpersonal wird nicht benötigt.
MJ: Und dann gibt es die Einführungsschulungen. Wir schulen in Gruppen von fünf bis sieben Personen, je nach Teamzugehörigkeit. Jeweils zwei Tage. Bei Bedarf gibt es Nachschulungen.
Wie sieht es mit Updates aus?
CS: Die Updates von Microsoft werden natürlich mitgefahren. Wir sind jetzt auf MS Dynamics NAV 2017. In diesem Herbst stellen wir auf 2018 um. Das haben wir bei der Software-Entwicklung natürlich bedacht. Alle Anpassungen
sind so gemacht, dass wir diese Release-Wechsel mit einem kalkulierbaren Aufwand durchführen können.
Und wenn dann trotzdem etwas nicht funktioniert, kann ich Sie anrufen?
CS: Aber klar. Hier gibt es den technischen Support mit fünf Mitarbeitern.
Und für den Anwendungssupport sind immer zwei Kolleginnen erreichbar. Und natürlich noch die Key-User aus unserem Spenderservice.
MJ: Das ist ein großer Vorteil bei activeDonor. Es ist eine Software aus der täglichen Fundraising-Praxis für eben die Praxis. Wir sind ja nicht nur Entwickler dieser Datenbank, sondern auch Anwender. Deswegen kennen wir natürlich auch die hinterste Ecke dieser Datenbank und können helfen, wenn Fragen auftauchen. Das ist sicher das Alleinstellungsmerkmal dieser Software.
CS: Genau. Wir brauchen die Software ja auch jeden Tag. Und deshalb legen wir größten Wert darauf, dass alles reibungslos funktioniert. Auch und gerade nach Updates. Das ist die Sicherheit, die der Kunde bei uns hat.
MJ: Und noch etwas. Da wir die Software selbst nutzen, können wir den Kunden eben auch die Arbeit abnehmen. Das geht zum Beispiel im Full-Service-Paket, aber es geht auch in Teilen, zu Spitzenzeiten, bei personellen Engpässen etc. Wir helfen da so, wie der Kunde es braucht.
Wenn ich mir jetzt activeDonor anschauen möchte, wie geht das?
MJ: Man kann sich das bei uns in der GFS im Echtbetrieb anschauen. Oder wir kommen zum Interessenten ins Haus und präsentieren die Software dort, damit man einen Eindruck gewinnt, wie die Software aussieht und was sie kann. Und danach kann man mit den Fachleuten in den Teams, die mit der Software arbeiten sollen, darüber sprechen, welche Anforderungen es gibt und wie activeDonor das löst. Aber der erste Schritt ist natürlich eine Präsentation des Gesamtsystems.
Udo Marquardt